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校內(nèi)實踐報告
校內(nèi)實踐報告——用友ERP-U8
廣外的管理學(xué)院有一個很有趣的教學(xué)傳統(tǒng)——每學(xué)年第二學(xué)期剛開學(xué)的前兩周或者期末的最后兩周會有嵌入式課程。何謂“嵌入式課程”？簡單地講，就是用兩周的時間上完一門有16個課時，本來應(yīng)該一個學(xué)期上完的課。大三上星期的嵌入式課程是ERP（企業(yè)資源計劃）手工沙盤模擬，而我們這學(xué)期剛剛完成的嵌入式課程則是“用友ERP-U8實踐操作”。 剛開始以為這種校內(nèi)實踐項目會很輕松，結(jié)果發(fā)現(xiàn)自己錯了，這2個學(xué)期以來，幾乎天天都要呆在實驗室，甚至還有同學(xué)午餐時分不舍得走，叫了外賣，在實驗室門外匆匆忙忙吃完有馬上開始學(xué)習(xí)的。為什么大家這么拼命呢？因為這門課除了每天都有作業(yè)外，課程結(jié)束后有一個考試。要在短短的兩周時間內(nèi)熟悉用友ERP-U8中的“采購管理系統(tǒng)”、“銷售管理系統(tǒng)”、“庫存管理系統(tǒng)”、“存貨核算系統(tǒng)”、“總賬”、“應(yīng)付款系統(tǒng)”和“應(yīng)收款系統(tǒng)”，能夠?qū)F(xiàn)實中發(fā)生的商業(yè)業(yè)務(wù)信息傳遞到ERP軟件中，包括各種單據(jù)的填寫和審核、結(jié)算、制單、成本核算等。
我個人感覺用友ERP-U8還是很容易上手的，從剛開始的需要跟著書里面的步驟一步一步操作，到現(xiàn)在的可以看過業(yè)務(wù)題后，按照自己的思路操作，不再需要被書本牽著鼻子走。當(dāng)看到一項業(yè)務(wù)，就可以馬上反應(yīng)過來這筆業(yè)務(wù)在用友ERP-U8中應(yīng)該怎樣處理，該是我在這兩個星期的短期培訓(xùn)中最大的收獲了。
在學(xué)習(xí)用友ERP-U8課程的時候，最先接觸的概念就是“帳套”。帳套是什么？我摘錄了網(wǎng)絡(luò)上的解釋：帳套是一組相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)，每一個獨立核算的企業(yè)都有一套相互關(guān)聯(lián)的賬簿體系，把這一套完整的賬簿體系建立在計算機系統(tǒng)中就稱為一個帳套。
所以我們首先要建立一個帳套，或者將已經(jīng)建好的帳套引入系統(tǒng)中，在建帳套的過程中，如果考慮到“受托代銷”業(yè)務(wù)的話，則企業(yè)類型應(yīng)該選擇為“商業(yè)”；但是如果要所建立的供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)能夠處理產(chǎn)成品入庫、限額領(lǐng)料等業(yè)務(wù)，則只能選擇企業(yè)類型為“工業(yè)”。 帳套建立后，要設(shè)置帳套主管和相關(guān)人員該帳套的操作權(quán)限。帳套主管擁有該帳套的所有權(quán)限，可以在總賬、應(yīng)收款系統(tǒng)、應(yīng)付款系統(tǒng)、采購管理、銷售管理、庫存管理、存貨核算等系統(tǒng)中進行相關(guān)的操作，而某些操作員的權(quán)限則只局限于一兩個子系統(tǒng)。
供應(yīng)鏈的基礎(chǔ)設(shè)置完成后，就要進行業(yè)務(wù)基礎(chǔ)的設(shè)置。業(yè)務(wù)基礎(chǔ)設(shè)置主要包括建立部門檔案和人員檔案、供應(yīng)商分類和供應(yīng)商檔案、客戶分類和客戶檔案、存貨分類和存貨檔案，設(shè)置計量單位、付款條件、開戶銀行、收發(fā)類別、采購類型和銷售類型、費用項目、發(fā)運方式等。
業(yè)務(wù)基礎(chǔ)設(shè)置完成后，就要進行財務(wù)基礎(chǔ)的設(shè)置，包括設(shè)置總賬系統(tǒng)參數(shù)、會計科目、憑證類別，以及在總賬中錄入期初余額。憑證類別有三種：收款憑證（借方必有）、付款憑證（貸方必有）和轉(zhuǎn)賬憑證（憑證必?zé)o）。在設(shè)置憑證類別的時候要懂得一些會計電算化的知識：憑證必?zé)o指的是所填制的憑證中不可以有現(xiàn)金和銀行存款2個科目有的話則憑證無法保存；借方必有/貸方必有則指的是借方/貸方必有現(xiàn)金或銀行存款科目。
這些基礎(chǔ)設(shè)置都完成后，就可以運用采購管理系統(tǒng)對普通采購業(yè)務(wù)、受托代銷業(yè)務(wù)、直運采購業(yè)務(wù)、退貨業(yè)務(wù)和暫估業(yè)務(wù)等進行處理，以便幫助企業(yè)降低采購成本，提升企業(yè)競爭力。采購管理系統(tǒng)能夠與總賬系統(tǒng)、應(yīng)付款系統(tǒng)、應(yīng)收款系統(tǒng)集成使用，這樣可以及時處理 相應(yīng)的賬務(wù)處理。
在采購模塊中我們重點學(xué)習(xí)了普通采購業(yè)務(wù)、特殊采購業(yè)務(wù)、受托代銷業(yè)務(wù)的處理和控制。普通采購業(yè)務(wù)的處理流程比較簡單，一般來說，是企業(yè)中的各個部門發(fā)出請購單，匯總到采購部，采購部跟供應(yīng)商洽談，達成采購意向，形成采購訂單。接下來是貨物的到達形成到貨單，貨物檢驗入庫后形成入庫單。然后是采購成本的核算、發(fā)票的審核和結(jié)算、應(yīng)付單據(jù)的審核和制單。最終會生成相關(guān)憑證傳遞到總賬系統(tǒng)中。
特殊采購業(yè)務(wù)主要是考慮到退貨情況的發(fā)生以及暫估業(yè)務(wù)的處理。一般來說，當(dāng)供應(yīng)商同意退貨請求后，就可以在采購到貨子系統(tǒng)中填制退貨單，并根據(jù)退貨單生成紅字采購出庫單。如果退貨之前貨物已經(jīng)入庫，且已經(jīng)收到供應(yīng)商的發(fā)票并進行結(jié)算了，則應(yīng)該根據(jù)退貨單或紅字采購出庫單再生成一張紅字采購發(fā)票。在采購結(jié)算的時候?qū)⒓t藍(lán)入庫單和紅藍(lán)發(fā)票對沖掉。
每月月末，采購入庫的商品發(fā)票未到時形成暫估（暫時估價入庫），也就是說，暫估業(yè)務(wù)的操作對象是“月末貨到票未到”的貨物。之后的暫估業(yè)務(wù)后繼處理時主要有兩種方法：月初回沖法和単到回沖法。月初回沖法是指月末結(jié)賬時，系統(tǒng)會自動形成紅字回沖丹，沖掉上月末明細(xì)賬中的入庫金額。單到回沖方式指收到發(fā)票并與原暫估入庫單結(jié)算時，系統(tǒng)生成紅字回沖單，沖掉明細(xì)賬中的入庫金額，并形成藍(lán)字回沖單將正確金額計入明細(xì)賬中。
我們在該采購系統(tǒng)的初始設(shè)置中是選擇了單到回沖方式，因此當(dāng)暫估貨物的發(fā)票到來的時候，首先完成發(fā)票的結(jié)算和審核、應(yīng)付單據(jù)的審核和制單，然后到存貨核算系統(tǒng)進行結(jié)算成本處理，然后生成“紅字回沖單”憑證沖掉上月末明細(xì)賬中的入庫金額，并生成”藍(lán)字回沖單憑證“將正確金額計入明細(xì)賬中。
學(xué)習(xí)完普通和特殊的采購業(yè)務(wù)后，我們還學(xué)習(xí)了受托代銷業(yè)務(wù)。受托代銷業(yè)務(wù)是一種先銷售后結(jié)算的采購模式。其他企業(yè)委托本企業(yè)代銷其產(chǎn)品，但產(chǎn)品所有權(quán)仍然歸委托方。代銷商品售出后，本企業(yè)與委托方進行結(jié)算，由對方開具正式的發(fā)票，商品所有權(quán)轉(zhuǎn)移。一般來說，委托方將貨物發(fā)給本企業(yè)，本企業(yè)會形成到貨單和入庫單，并在存貨核算系統(tǒng)中進行采購成本的結(jié)算。將受托代銷貨物售出且收到委托方開具的發(fā)票后，則應(yīng)該進行受托代銷結(jié)算，審核和結(jié)算發(fā)票，并進行應(yīng)付單據(jù)的審核和制單。
銷售管理系統(tǒng)模塊與采購管理系統(tǒng)模塊的業(yè)務(wù)操作有很多相似的地方，也可以分為普通銷售業(yè)務(wù)和銷售退貨業(yè)務(wù)。一般來說，普通銷售業(yè)務(wù)的第一步是發(fā)出報價單，然后由報價單生成銷售訂單，接著生成發(fā)貨單和銷售出庫單。如果產(chǎn)品所在的倉庫屬性是“先進先出”或“后進先出”的，則應(yīng)該在每筆銷售業(yè)務(wù)完成后進行銷售成本的結(jié)算。之后便是發(fā)票的復(fù)核、應(yīng)收單據(jù)的審核和制單。
至于銷售退貨業(yè)務(wù)，一般來說，當(dāng)企業(yè)同意客戶退貨后，會填寫銷售退貨單，由銷售退貨單生成紅字銷售出庫單，然后生成紅字銷售發(fā)票。在應(yīng)收款系統(tǒng)中對紅字銷售發(fā)票進行審核和制單，在存貨核算系統(tǒng)中對紅字銷售出庫單進行記賬并生成相應(yīng)的憑證。這樣一筆銷售退貨業(yè)務(wù)就算完成了。
我們可以發(fā)現(xiàn)，在采購業(yè)務(wù)和銷售業(yè)務(wù)的處理中，總賬系統(tǒng)、應(yīng)付款系統(tǒng)、應(yīng)收款系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)和存貨核算系統(tǒng)是無所不在的，幾乎每筆業(yè)務(wù)都需要這些系統(tǒng)的配合才能操作，所以這也讓我們了解到用友ERP-U8的各個子系統(tǒng)都是集成的，在業(yè)務(wù)操作過程中我們要熟練掌握每一個子系統(tǒng)的功能以及它們之間的聯(lián)系，彩可以準(zhǔn)確且快速地處理每筆業(yè)務(wù)。
ERP是一個復(fù)雜的系統(tǒng)，用友ERP-U8是我們學(xué)習(xí)ERP思想的一個良好平臺，在短短的兩個星期的學(xué)習(xí)中我無法完全掌握用友ERP-U8各個子系統(tǒng)的功能和操作，但我已經(jīng)很好地了解了ERP以“供應(yīng)鏈管理”為核心，以“客戶關(guān)系管理”為前臺重要支撐的思想。借助于IT技術(shù)，ERP系統(tǒng)得以將很多先進的管理思想變成現(xiàn)實中可實施應(yīng)用的計算機軟件系統(tǒng)。
我總是感慨時間過得飛快，兩個星期的培訓(xùn)時間就這樣過去了，雖然很辛苦，但是我卻收獲了知識與動手能力，這是我在以前的課程中所沒有遇到過的。非常希望校方可以多開設(shè)類似的實踐類課程，讓我們能夠?qū)臅旧蠈W(xué)到的知識真真實實地應(yīng)用到現(xiàn)實中，并在不久的將來走上社會，成為一名社會精英，為國家和社會多做貢獻。
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